Name: 渋谷ガーデンホール
Address: 道玄坂1-7-10 新大宗ビル 4F, 渋谷区, 東京都, 150-0043, JP
Telephone: 03-4500-0972
Price range: ¥3,000〜¥6,000

「忘年会の幹事を頼まれたけど、何から手をつければいいかわからない」という方のために、3ヶ月前から当日までのタスクをタイムラインで完全網羅したマニュアルをお届けします。役割分担の方法、トラブル対応の想定、当日の進行表テンプレートまで、この記事ひとつで幹事業務を完遂できます。

この記事でわかること

3ヶ月前〜当日までの時系列タスクリスト
幹事チームの役割分担テンプレート
想定されるトラブルと対応策
当日の進行表サンプル

【3ヶ月前】会場選定と予算確定

忘年会シーズン（11〜12月）は人気会場から埋まっていきます。9月中には動き出すのが理想です。

上司に予算感と規模感をヒアリング — 「一人あたり5,000円前後・30名規模」のように概算を固めます
候補会場を3〜5つリストアップ — アクセス・設備・予算で比較。Webサイトで下調べした上で問い合わせましょう
見積もりを取得して比較 — 飲み放題込み・設備無料・貸切料なしの会場はコスト比較がシンプルです
会場を仮予約 — 人気の土日は仮予約でも早い者勝ち。キャンセルポリシーを確認した上で押さえましょう

幹事メモ：渋谷ガーデンホールなら

見積もりは「コース料金×人数」だけ。貸切料金・プロジェクター・マイク・カラオケ・DJブース・横断幕すべて無料なので、予算計算がシンプルです。

【2ヶ月前】出欠確認と役割分担

会場が決まったら、参加者への告知と出欠確認を進めます。

出欠確認のコツ

社内チャットやメールで日程・会場・予算を一斉案内
Googleフォームで出欠・アレルギー・コース希望を一括収集
回答期限は2週間後に設定し、期限前日にリマインド
未回答者には個別にフォロー

役割分担テンプレート

役割	担当人数	主な業務
総括幹事	1名	全体統括・会場連絡・予算管理
会計担当	1名	会費徴収・精算・領収書管理
MC・司会	1〜2名	当日の進行・挨拶の段取り
余興担当	1〜2名	ゲーム企画・景品調達・カラオケ準備
受付担当	1名	当日の出欠確認・名札配布

【1ヶ月前〜1週間前】詳細決定と最終確認

ここからは具体的な内容を詰めていく段階です。

1ヶ月前にやること

参加人数を確定し、会場に最終人数を連絡
コース・ドリンクプランを決定
余興・ゲームの内容を確定し、必要物品をリストアップ
挨拶を依頼する方（開会・乾杯・中締め）に声をかける
横断幕の文言を決める（渋谷ガーデンホールなら無料作成）

1週間前にやること

参加者全員にリマインドメール（日時・場所・会費・アクセス）を送信
景品・備品の最終確認と準備
プロジェクター用のスライドを完成させる
BGMのプレイリストを作成
当日の進行表を作成し、MC担当と共有

【当日】進行表テンプレートとトラブル対応

進行表サンプル（2時間コースの場合）

時間	内容	担当
18:30	幹事チーム集合・設備確認・リハーサル	幹事全員
19:00	受付開始・ドリンク注文	受付担当
19:10	開会挨拶	MC
19:15	乾杯の音頭	依頼した上司
19:20	歓談＆料理タイム	—
19:50	ゲーム・余興タイム	余興担当
20:30	カラオケフリータイム	—
20:50	中締めの挨拶	依頼した上司
20:55	二次会案内・アナウンス	MC
21:00	終了・退場	幹事全員

想定トラブルと対応策

よくあるトラブル一覧

急な人数変更：2日前までなら多くの会場で対応可能。当日変更は追加料金の可能性あり
遅刻者が多い：開始時刻を10分遅らせる「バッファ」を進行表に組み込んでおく
プロジェクターが映らない：変換アダプタ（USB-C/HDMI）を複数持参。事前リハーサル必須
ゲームが盛り上がらない：バックアッププランとしてカラオケ大会を用意しておく
会費の過不足：当日精算ではなく事前徴収がベスト。おつりが出ないよう端数を切り下げ

まとめ：タイムラインに沿って進めれば幹事は怖くない

忘年会の幹事は「やることが多そう」と身構えがちですが、3ヶ月前・2ヶ月前・1ヶ月前・当日の4段階でタスクを分解すれば、一つひとつは難しくありません。役割分担で負荷を分散し、進行表で当日の流れを可視化すれば、初めての幹事でも安心です。渋谷ガーデンホールなら設備の心配が不要で、スタッフが当日もサポートするため、幹事の負担を最小限に抑えられます。