渋谷の貸切忘年会で役立つ幹事マニュアル
渋谷ガーデンホール
最終更新: 2026年9月
「忘年会の幹事を頼まれたけど、何から手をつければいいかわからない」という方のために、3ヶ月前から当日までのタスクをタイムラインで完全網羅したマニュアルをお届けします。役割分担の方法、トラブル対応の想定、当日の進行表テンプレートまで、この記事ひとつで幹事業務を完遂できます。
この記事でわかること
- 3ヶ月前〜当日までの時系列タスクリスト
- 幹事チームの役割分担テンプレート
- 想定されるトラブルと対応策
- 当日の進行表サンプル
【3ヶ月前】会場選定と予算確定
忘年会シーズン（11〜12月）は人気会場から埋まっていきます。9月中には動き出すのが理想です。
- 上司に予算感と規模感をヒアリング — 「一人あたり5,000円前後・30名規模」のように概算を固めます
- 候補会場を3〜5つリストアップ — アクセス・設備・予算で比較。Webサイトで下調べした上で問い合わせましょう
- 見積もりを取得して比較 — 飲み放題込み・設備無料・貸切料なしの会場はコスト比較がシンプルです
- 会場を仮予約 — 人気の土日は仮予約でも早い者勝ち。キャンセルポリシーを確認した上で押さえましょう
幹事メモ：渋谷ガーデンホールなら
見積もりは「コース料金×人数」だけ。貸切料金・プロジェクター・マイク・カラオケ・DJブース・横断幕すべて無料なので、予算計算がシンプルです。
【2ヶ月前】出欠確認と役割分担
会場が決まったら、参加者への告知と出欠確認を進めます。
出欠確認のコツ
- 社内チャットやメールで日程・会場・予算を一斉案内
- Googleフォームで出欠・アレルギー・コース希望を一括収集
- 回答期限は2週間後に設定し、期限前日にリマインド
- 未回答者には個別にフォロー
役割分担テンプレート
| 役割 | 担当人数 | 主な業務 |
|---|---|---|
| 総括幹事 | 1名 | 全体統括・会場連絡・予算管理 |
| 会計担当 | 1名 | 会費徴収・精算・領収書管理 |
| MC・司会 | 1〜2名 | 当日の進行・挨拶の段取り |
| 余興担当 | 1〜2名 | ゲーム企画・景品調達・カラオケ準備 |
| 受付担当 | 1名 | 当日の出欠確認・名札配布 |
【1ヶ月前〜1週間前】詳細決定と最終確認
ここからは具体的な内容を詰めていく段階です。
1ヶ月前にやること
- 参加人数を確定し、会場に最終人数を連絡
- コース・ドリンクプランを決定
- 余興・ゲームの内容を確定し、必要物品をリストアップ
- 挨拶を依頼する方（開会・乾杯・中締め）に声をかける
- 横断幕の文言を決める（渋谷ガーデンホールなら無料作成）
※横断幕のデザインは弊社指定のものとなります
1週間前にやること
- 参加者全員にリマインドメール（日時・場所・会費・アクセス）を送信
- 景品・備品の最終確認と準備
- プロジェクター用のスライドを完成させる
- BGMのプレイリストを作成
- 当日の進行表を作成し、MC担当と共有
【当日】進行表テンプレートとトラブル対応
進行表サンプル（2時間コースの場合）
| 時間 | 内容 | 担当 |
|---|---|---|
| 18:30 | 幹事チーム集合・設備確認・リハーサル | 幹事全員 |
| 19:00 | 受付開始・ドリンク注文 | 受付担当 |
| 19:10 | 開会挨拶 | MC |
| 19:15 | 乾杯の音頭 | 依頼した上司 |
| 19:20 | 歓談＆料理タイム | — |
| 19:50 | ゲーム・余興タイム | 余興担当 |
| 20:30 | カラオケフリータイム | — |
| 20:50 | 中締めの挨拶 | 依頼した上司 |
| 20:55 | 二次会案内・アナウンス | MC |
| 21:00 | 終了・退場 | 幹事全員 |
想定トラブルと対応策
よくあるトラブル一覧
- 急な人数変更：2日前までなら多くの会場で対応可能。当日変更は追加料金の可能性あり
- 遅刻者が多い：開始時刻を10分遅らせる「バッファ」を進行表に組み込んでおく
- プロジェクターが映らない：変換アダプタ（USB-C/HDMI）を複数持参。事前リハーサル必須
- ゲームが盛り上がらない：バックアッププランとしてカラオケ大会を用意しておく
- 会費の過不足：当日精算ではなく事前徴収がベスト。おつりが出ないよう端数を切り下げ
まとめ：タイムラインに沿って進めれば幹事は怖くない
忘年会の幹事は「やることが多そう」と身構えがちですが、3ヶ月前・2ヶ月前・1ヶ月前・当日の4段階でタスクを分解すれば、一つひとつは難しくありません。役割分担で負荷を分散し、進行表で当日の流れを可視化すれば、初めての幹事でも安心です。渋谷ガーデンホールなら設備の心配が不要で、スタッフが当日もサポートするため、幹事の負担を最小限に抑えられます。
渋谷で忘年会なら「渋谷ガーデンホール」
渋谷ガーデンホールは、渋谷駅西口から徒歩1分のDJブース完備リゾートビーチ風パーティー会場です。
ホールが選ばれる理由
- 全コース飲み放題付き・貸切料金なしで明朗会計
- プロジェクター・ワイヤレスマイク・カラオケ（JOYSOUND）無料
- DJブース完備で本格パーティー演出もOK
- 着席50名・立食80名まで対応
- 横断幕無料作成サービスあり
※横断幕のデザインは弊社指定のものとなります
宴会コース
ご予算・シーンで選べる、飲み放題付きコース。
竹コース
全9品 4,500円税込
迷ったらコレ。全9品＋飲み放題（平日3時間／金土日・祝前日2.5時間）の人気コース。
椿コース
全10品 6,000円税込
全10品の最上級。ローストビーフ等ごちそう尽くしの豪華コース。
梅コース
全7品 3,980円税込
飲み放題付きで4千円以内。気軽な二次会・サク飲みに。
ライトプラン
全6品 3,500円税込
全6品＋飲み放題のお手軽プラン。まずは気軽に乾杯を。
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