幹事必見！渋谷で貸切忘年会を成功させる段取り
忘年会シーズンになると、幹事の方は「どこから手をつければいいのか分からない」「段取りの正解が知りたい」と感じることが多いのではないでしょうか。特に渋谷は店舗数が多く、貸切に対応している店も多数あるため、会場選定だけでも大きな労力がかかります。
さらに貸切忘年会は、通常の宴会よりもやるべきことが多く、段取りを間違えると当日バタバタしてしまったり、参加者の満足度が下がってしまうこともあります。
本記事では、渋谷で貸切忘年会を成功させるために必要な 準備の流れ・段取り・確認項目 を体系的に解説します。幹事初心者はもちろん、毎年任されるベテラン幹事にも役立つ内容です。
渋谷で貸切忘年会を成功させる段取り一覧
まずは全体像を把握できるよう、貸切忘年会の段取りを一覧化しました。
| 時期 | 段取り内容 | 詳細 |
|---|---|---|
| 1か月前〜 | 会場候補の選定 | 目的・人数・予算に合う渋谷の店舗を比較 |
| 3〜4週間前 | 見積もり・下見 | 貸切条件・設備・料理・アクセス確認 |
| 2〜3週間前 | 参加者案内 | 日時・場所・会費・ドレスコード周知 |
| 1〜2週間前 | 余興準備 | 景品、ゲーム内容、司会依頼など |
| 3〜5日前 | 最終人数確定 | 店舗に報告し最終調整 |
| 当日 | 受付・進行・支払い | タイムテーブル通りに運営 |
全体の流れを押さえておけば、何をいつまでに行えばよいかが明確になります。
1. 渋谷で貸切会場を選ぶ際の段取り
会場選びは「条件の優先順位」を決めることが第一歩
渋谷にはカジュアルなダイニング、落ち着いたレストラン、イベントスペースなど多様な店舗があります。そのため、まずは下記の項目に優先順位をつけましょう。
- アクセス（渋谷駅徒歩5分以内が理想）
- 貸切可能な人数（特に30〜60名は要確認）
- 料理の質とボリューム
- 予算（1人あたり5,000〜6,500円が相場）
- 設備（プロジェクター・音響・マイクなど）
- 最低保証料金とキャンセル規定
下見で必ず確認すべきポイント
下見は「当日のトラブルを未然に防ぐ一番の段取り」です。
下見チェックリスト
- 駅からの道が分かりやすいか
- トイレの数と清潔感
- 席の間隔、動線は余裕があるか
- 料理の試食が可能か
- プロジェクターの位置と画質
- 音響の聞こえ方
- クロークや荷物置き場があるか
2. 参加者への案内と出欠管理の段取り
伝えるべき必須情報
参加者へは、忘年会の基本情報を明確に提示します。
- 日時・集合場所
- 会費（会社負担か個人負担か）
- 店舗名・住所
- ドレスコード（ビジネスカジュアルが無難）
- 余興の有無
出欠の管理方法
効率的に管理するために、以下の方法が人気です。
- Googleフォーム
- 社内チャットツール（Slack・Teams）
- Excel管理表
参加者が多いほど、回答期限をしっかり設定し、催促も含めた段取りが必要です。
3. 忘年会の進行を設計する段取り
タイムテーブル作成がすべての基盤
貸切忘年会は自由度が高いため、タイムテーブルを作らずに進行するとグダグダになりがちです。
タイムテーブル例（2時間）
- 19:00 開場・受付
- 19:15 開宴・乾杯
- 19:30 歓談
- 20:00 余興・ゲーム
- 20:30 中締め
- 20:45 歓談・締め準備
- 21:00 終宴
スタッフとの連携も段取りの一部
店舗スタッフに以下を共有しておくとスムーズです。
- 乾杯のタイミング
- メイン料理を出す時間
- 音響やマイクの利用タイミング
- 景品の受け渡し動線
4. 盛り上がる余興・ゲームの準備段取り
余興は「誰でも参加できる」ものを選ぶ
渋谷の貸切会場では、スペースを活かしたゲームも人気です。
代表的な企画：
- ビンゴ大会
- 渋谷にまつわるクイズ
- チーム対抗イントロクイズ
- ミッションビンゴ
景品の準備
- 高額より中価格帯を複数用意
- 消え物（食品・飲料）が人気
- 予算は参加者1人200〜500円が目安
5. 直前の最終調整の段取り
店舗へ共有すべき内容
忘年会の3〜5日前までに以下を最終共有します。
- 最終人数
- 司会担当者
- 余興内容
- 音源やスライドの持ち込み有無
- 入退場時間
トラブル防止の確認ポイント
- キャンセル規定の再確認
- アレルギー情報の共有
- 支払い方法の確認（現金・カードなど）
6. 当日の運営段取り
受付の役割分担
- 名簿チェック
- 会費徴収
- 案内係の配置
進行管理
- タイムテーブルを司会と共有
- 音響やスライドは事前にリハーサル
- 忘れ物やトラブル対応
終宴後の流れ
- 支払い
- 忘れ物チェック
- スタッフへのお礼
貸切の会場では、撤収時間が厳密なため、後片付けもスムーズに行う段取りが必要です。
まとめ
渋谷で貸切忘年会を成功させるには、 準備・進行・最終確認・当日の運営 の4つを丁寧に段取りすることが重要です。
特に、渋谷は会場タイプの幅が広いため、 「会場選び」と「タイムテーブル作成」 の2つが成功のカギになります。
この記事の段取りを参考にすれば、初めて幹事を務める方でも安心して忘年会を進行できるでしょう。
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飲食店を貸切するメリット
●プライベート空間が確保できる
飲食店を貸切利用することで、自分たちだけのプライベート空間を確保することができます。人目を気にせず自由に過ごすことができるため、誕生日会や結婚式二次会や歓送迎会など特別なイベントに最適です。
●好みの食事やドリンクが楽しめる
飲食店を貸切利用することで、メニューやドリンクの内容を自由に選ぶことができます。もちろん各店舗によって内容は様々ですが、希望に応じて特別な料理やデザートなどを提供してくれる場合もあります。
●スタッフのサポートが充実している
貸切利用の場合は大人数の会合になることが多いため、それに備えてスタッフの数が通常よりも充実していることが多いです。店舗によっては「貸切限定特典」などが充実していることもあるので、特別なサービスやサポートを楽しめることが多いです。
●騒音や混雑を気にせずに楽しめる
飲食店を通常利用する場合は混雑していたり、騒音が気になることもありますが、貸切利用することでそのような問題を解決することができます。
●会の雰囲気を自由に演出できる
貸切で飲食店を利用する場合、装飾や音楽などの演出を自由にさせてもらえることが多いです。自分たちだけのオリジナルな空間を作ることができるため、特別なイベントにはぴったりです。
貸切会場を選ぶ時のポイント
●貸切特典やサポートについて確認する
例えば〈音響機器の手配〉や〈特別な演出の準備〉などが必要な場合、あらかじめ店舗に確認しておく必要があります。内見可能な会場も多いので、まずは直接店舗に問い合わせすることをオススメします。
特別な演出例→プロジェクター映像・ウェルカムボードの作成・横断幕の作成・シャンパンタワー・写真付きケーキ・ステージ上でのパフォーマンスetc.
●人数や利用目的を明確にする
人数や利用目的を事前に明確にしておくと、検索時や問い合わせ時に話がスムーズに進みます。人数によって利用可能な店舗やプランが変わることがあるため、正確な内容を把握しておくことが大切です。
●メニューの内容や料金について確認する
通常メニューとは〈異なる料理やドリンク〉を注文できる場合もあるのが貸切利用のメリットです。通常より高い料金が発生することもあるため、料金やメニューの内容を事前に確認しておくことが大切です。
●予約のタイミングを見極める
他の予約が入っていない日時を確保する必要があるので、基本的に〈早めの予約確認〉がオススメです。特に週末や祝日などは混雑することが多いため、可能な限り早めの予約が必要となります。
●キャンセルポリシーや支払い方法を確認する
人数的にも大規模な予約になることが多いので、〈キャンセルポリシー〉についても確認しておくことが大切です。キャンセルポリシーが厳しい場合は、急な変更やキャンセルに対応することが難しくなるため、事前に確認しておくことが大切です。また〈支払い方法や支払い期限〉についても確認しておくことが大切です。
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